砂川市文書事務取扱規程（平成３年訓令第14号）の全部を改正する。
第７章 文書の整理、保管、保存及び廃棄（第30条―第47条）
第１条 砂川市の事務文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
第２条 事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。
第３条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(４) 供覧 決裁若しくは承認を求める事案ではないが参考のため、又は指示を受けるため順次所属上司及び関係部課の閲覧に供することをいう。
(５) 到着文書 郵送その他の方法で庁外から到着した文書をいう。
(６) 収受文書 到着文書を文書主管課が受領し、その文書に受付印を押し、又は必要事項を記載して文書の到達を確認する手続を終了したものをいう。
(７) 配付文書 文書主管課から各課長に配付された収受文書をいう。
(８) 完結文書 一定の手続に従って施行され、又は事案の処理が完了し、かつ、事案の完結した文書をいう。
(９) 未完結文書 決裁、供覧、施行若しくは処理が完了せず、又は完了しても事案の完結しない文書をいう。
(10) 保存文書 保存年限が永年、10年、５年及び３年に属する完結文書で保存している文書をいう。
(11) 保管文書 保存文書以外の文書で、課において整理及び保管するものをいう。
第４条 事務の処理は、
決裁規程の定めるところにより専決できるものを除くほか、係長から順次所属上司の承認を経て、市長の決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者保管の事務は、この限りでない。
２ 決裁を受けた事務は、速やかにこれを施行しなければならない。
第５条 事務の取扱いに使用する帳票等は、
別表第１のとおりとし、その様式は別に定める。
第６条 文書の収受、配付、発送並びに完結文書の保管及び保存等の総括は、総務課で行うものとし、総務課長は、その適正かつ円滑な処理と事務処理能率の向上をはかるため、文書事務全般に関して指導総括するものとする。
第７条 課における文書の処理は、課長総括の下、文書の正確、迅速かつ丁寧な処理に留意して行い、常にその処理経過を明らかにしておくとともに、文書の整理、保管及び引継ぎを適切にしなければならない。
２ 課長は、課の庶務担当係長その他所属の職員を指揮監督し、次に掲げる事項を処理しなければならない。
(３) 文書の保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
３ 職員が組織的に用いるすべての文書（刊行物を除く。）は、別に定めるファイル基準表により分類整理し、保管及び保存しなければならない。
第８条 到着文書の収受は、すべて総務課において次により処理する。ただし、特殊なものについては、この限りでない。
(１) 到着文書は、親展文書その他開封を不適当と認める文書及び特定の宛名のある文書を除き、すべて開封し、その文書の余白に受付印を押し、分類のうえ総務課から当該文書の主管課に配付する。ただし、建築確認申請書については、主管課において文書の所定箇所に建築確認申請受付印を押し、収受するものとする。
(２) 親展文書は、封書のまま受付印を押し、親展文書配付簿に所要事項を記載して、その名宛人に配付する。
(３) 現金、金券添付の文書、電報並びに内容証明及び配達証明郵便は、特別文書物品配付簿に所要事項を記載して、当該文書の主管課に配付する。
(４) 不服申立て、訴訟等の文書で収受の日時が権利義務の得喪に係るものは、親展文書配付簿に所要事項を記載するとともに、その封皮に到着日時を記載し、本書に添付して配付する。
(５) 複数の課に関係する文書は、当該文書の処理に最も関係の深いと認められる課に配付する。
２ 前項第２号、第３号及び第４号の文書を配付した場合にあっては、その名宛人等から受領印を徴するものとする。
３ 到着文書中
戸籍法（昭和22年法律第224号）に基づく届け書には、受付印を押してはならない。
第９条 誤送による文書及び収受すべきものではないものについては総務課において返送し、郵便料金の不足又は未納の文書は、総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。
第10条 休日及び勤務時間外の到着文書は、電報又は直ちに処理を必要とするものを除き、到着した直後の勤務時間開始時に第８条の規定により処理をしなければならない。
第11条 各課において、第８条の規定による手続を経ない文書を受けたときは、その文書の余白に受付印を押すとともに、同条第２号、第３号及び第４号に規定する文書にあっては、直ちに総務課に回付しなければならない。
第12条 配付文書のうち重要又は異例に属する文書で、直ちに処理し難いもの又は上司の指揮をまって処理する必要のあるものは、その取扱要領を文書欄外に朱書し、上司の供覧に付さなければならない。
２ 配付文書のうち重要又は機密に属する文書で、必要と認めるものは、課長は、自ら上司の決裁若しくは供覧に付し、処理しなければならない。
第13条 口頭又は電話によって受理した事項のうち、重要と認められるものは、その内容及び取扱者の職氏名を記録し、文書として処理しなければならない。
第14条 文書の起案は、次条の規定により起案用紙を用いて作成しなければならない。
２ 前項の規定にかかわらず、軽易な事務、定例の報告等の場合は、その文書の余白又は帳票等に必要事項を記載して処理することができる。
第15条 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(１) 件名、起案者の所属課、職氏名及び起案年月日を記入すること。
(２) 起案の経過を分かりやすくするため、必要により本文の前に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。
(３) 文書は、
砂川市公用文に関する規程（昭和35年訓令第７号）に従い簡潔、平易かつ正確に記載し、訂正の箇所には訂正者が認印すること。
(４) 機密、重要又は特殊な扱いをするものは、取扱上の注意の欄に「秘」又は「重要」、「親展、至急、配達証明」等を朱記すること。
(５) 処理期限の定まっているもの又は発送を要する文書で書留、速達等の特別の扱いを要するものは、発送種別欄に明記すること。
(６) 専決により市長等の決裁を要しない起案は、起案用紙等の決裁欄にその専決区分を朱記すること。
(７) 合議を要するものは、その合議欄に必要職名又は課名を記入すること。
第16条 他の部課に関連する文書は、その合議を経て決裁を受けなければならない。
２ 合議の順序は、関係の深い部課から順次行うものとする。ただし、合議すべき事案が軽易なものであるときは、関係部課とあらかじめ協議すること等により、合議を省略することができる。
３ 合議を要する事案については、
決裁規程の定めるところによる。
第17条 合議を受けた関係部課は、速やかに同意あるいは不同意の決定をしなければならない。ただし、検討に日時を要する場合は、あらかじめ起案課に連絡しなければならない。
２ 合議事案について関係部課長から異なった意見が出された場合は、起案部課長において調整しなければならない。
３ 前項の場合において、なお同意を得られないときは、調整のてん末を付して上司の指示を受けなければならない。
４ 合議した事案が、当初の起案内容と変更して決裁されたとき、又は廃案となったときは、起案者においてその旨合議先に通知しなければならない。
第18条 配付文書のうち、閲覧だけにとどめるものは、当該文書の欄外に「供覧」と記載し、合議の例により供覧に付さなければならない。
第19条 文書の決裁は、すべて
決裁規程に基づいて行わなければならない。
２ 文書の決裁日は、決裁者が決裁年月日を記入しなければならない。ただし、起案用紙を用いない軽易な文書はこの限りでない。
第20条 市議会に提案する議案及び条例、規則、訓令、告示等の決裁を受けた文書（以下「原議」という。）は、決裁後速やかに総務課長に引き継がなければならない。
(３) 訓令 部、課及び係の全部若しくは一部又はその長に対し一般的に指揮命令するもの
(４) 指令 申請又は願い出等に対し、許可又は認可の可否あるいは具体的事実について指示命令するもの
(５) 告示 一般又は一部に対し公示又は公表するもの
(６) 通達 庁内又は所属の各機関に対し、命令通知するもの
(７) 内規 主として事務処理の基準、手続等について定めるもの
(８) 上申 上司又は官公庁等に対し、意見又は事実を述べるもの
(９) 副申 上司又は官公庁等に進達する文書に意見をそえるもの
(16) 報告 事務の状況その他について上司又は官公庁等に報告するもの
(20) 依頼 事務その他一定の行為を依頼するもの
(23) 復命 命ぜられた任務の結果について報告するもの
第22条 総務課長は、条例、規則、訓令、告示及び指令について令達番号簿を備え、令達の種別ごとにその番号、年月日及び件名を付し処理する。
２ 前項の番号は、条例、規則、訓令及び告示については、暦年ごとの一連番号によるものとし、指令については、４月１日から翌年の３月31日までの一連番号によるものとする。
第23条 条例、規則及び告示は、
砂川市公告式条例（昭和25年条例第15号）により公告しなければならない。
第25条 印刷すべき文書は、総務課で印刷することを原則とし、少量で簡単なものその他特別な理由があるものは、主管課で印刷するものとする。
２ 総務課に印刷を申し込む場合は、主管課は印刷申込書を提出しなければならない。
第26条 文書の発信者名は、市長名を用いる。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書は、当該各号に定める発信者名を用いることができる。
(１) 対外的に発送する文書のなかで、その内容が軽易であるもの 市役所名、副市長名、会計管理者名、部長名又は課長名
(２) 庁内の往復文書及びこれらに類するもの 副市長名、会計管理者名、部長名又は課長名
２ 前項本文の規定による文書は、市長名の下に担当課、係名を括弧書きするものとする。
第27条 発送文書には、文書記号及び文書番号を付し、課又は係に備える文書発送件名簿に所要事項を記載して処理しなければならない。ただし、軽易な文書にあっては、文書記号及び文書番号を省略することができる。
２ 前項に規定する文書記号は、「砂」の次に課名又は係名の頭字を用いた
別表第２に掲げる記号を付し、文書番号は、暦年ごとの一連番号によるものとする。
３ 発送文書のうち、機密に属するものは「秘」の字を加えるものとする。
第28条 発送文書及び物品は、次の手続を経て急を要するものを除くほか、勤務終了１時間30分前までに総務課に回付しなければならない。
(１) 機密文書及び発送上、特殊取扱いを必要とするものは「秘」、「親展」、「至急」、「書留」、「配達証明」、「内容証明」等の表示をすること。
(２) 文書はすべて封かんし（はがきを除く。）、小包その他特別の包装を要する物品についても主管課において荷造りをし、封皮に受信者及び発信者名を記載すること。
第29条 総務課長は、発送文書で郵便によるものは、特殊取扱いのものを除き、料金後納郵便物差出票に所要事項を記載して発送しなければならない。
２ 時間外又は休日に発送を要する文書又は郵便によらないで発送する文書については、主務者において、あらかじめ課長の決裁を受けた後に発送の手続きを行うものとする。
第30条 完結文書は、ファイル基準表の定めるところにより分類し、個別フォルダーによりファイルボックスに収納して保管しなければならない。ただし、台帳等で個別フォルダーに収納することが適当でないものは、簿冊その他適切な方法により保管することができる。
２ ファイル基準表に定めのない完結文書を新たに分類し、又は分類の内容を変更する必要が生じたときは、主管課長は総務課長と協議しなければならない。
３ 完結文書は、公文書目録を作成し、翌年度の５月末日までに総務課長に提出しなければならない。
第31条 未完結文書は、主管課長の命によりそれぞれ担当者が分類整理し、個別フォルダーによりファイルボックスに収納して保管しなければならない。ただし、台帳等で個別フォルダーに収納することが適当でないものは、簿冊その他適切な方法により保管することができる。
２ 主管課長は、毎年12月28日までにその年における重要な未完結文書の処理状況を主管部長に報告しなければならない。
第32条 第30条の規定により保管された完結文書は、主管課において翌年度の末日まで保管するものとする。
２ 前項の規定にかかわらず、保管期間を経過した完結文書であっても、総務課長の承認を得たものについては、引き続き主管課において保管することができる。
第33条 前条に規定する保管文書を借りようとする者は、主管課長の承認を得るものとし、特別の理由のない限り無断で持ち出してはならない。
第34条 文書の保存年限は、ファイル基準表による。
２ 文書の保存年限は、永年、10年、５年、３年及び１年の５種とする。
３ 前項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令に定める年限又は時効期間による。
第35条 ファイル基準表に定めのない文書の保存年限を新たに決定し、又はその内容を変更する必要が生じたときは、主管課長は総務課長と協議しなければならない。
２ 前項の文書保存年限を決定し、又は変更しようとする場合においては、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮するものとする。
第36条 保存年限の起算日は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところによる。
(１) 暦年により処理する文書 当該文書の処理が完結した日の属する年の翌年４月１日
(２) 年度により処理する文書 当該文書の処理が完結した日の属する年度の翌年度４月１日。ただし、出納整理期間中に完結した前年度会計に係る文書については、完結した年度の４月１日
第37条 総務課長は、第30条第２項又は第35条第１項の規定による協議が整ったときは、決裁を得てファイル基準表を更正しなければならない。
第38条 主管課長は、保管期間を経過した完結文書（第32条第２項に規定するものを除く。）について、更に保存を要するものについては、毎年５月末日までの間に、保存年限別に文書保存箱又はファイルボックスに整理収納しなければならない。ただし、保存箱又はファイルボックスへの収納に適さないものは、主管課長は総務課長と協議のうえ、他の適切な方法を用いることができる。
２ 前項の規定にかかわらず、永年文書及び使用頻度の高い文書については、散逸等を防止するため、簿冊に製本しなければならない。
第39条 主管課長は、前条の規定により整理収納した保存文書について、公文書目録（第30条の規定により作成した保管文書に係る公文書目録に保存箱番号、保存場所等を加筆整理して作成したものをいう。以下同じ。）とともに、毎年５月末日までに総務課長に引継ぎしなければならない。
第40条 総務課長は前条の保存文書及び公文書目録の提出があったときは、文書の分類及び保存年限等が第30条、第34条、第35条及び第36条の規定に基づき適切に処理されているか審査しなければならない。
２ 前項の規定による審査を了した公文書目録は、総務課長及び主管課長がそれぞれ１通これを保管するものとする。
第41条 総務課長は前条の審査の結果、適当と認めたものについて書庫等へ収蔵するものとする。
２ 書庫等に収蔵して保存する文書は、保存年限別に整理し、いつでも閲覧できるようにしておかなければならない。
第42条 保存文書を閲覧又は借覧しようとする者は、総務課長の承認を得なければならない。
２ 保存文書の借覧期間は、10日以内とし、10日を超える場合は、あらかじめその理由を付して総務課長の承認を受けなければならない。
３ 総務課長は特に必要があると認めるときは、保存文書の閲覧若しくは貸出しを拒否し、又は既に閲覧に供し、若しくは貸出し中の文書の返還を求めることができる。
第43条 保存文書はこれを抜き取り、取り替え、若しくは訂正し、又は他に転貸してはならない。
第44条 保存文書を紛失し、又は汚損したときは、閲覧又は借覧者は主管課長の意見をつけた始末書を総務課長を経て市長に提出しなければならない。
第45条 保存年限を経過した保存文書は、毎年４月末日までに総務課長が審査し、主管課長に合議のうえ廃棄するものとする。
２ 永年保存に区分されている保存文書であっても保存の必要がないと認められるに至ったときは、廃棄することができる。
３ 総務課長は、保存年限を経過した保存文書であっても、なお保存の必要があると主管課長から公文書保存期間延長届の提出があったときは、当該保存文書の保存期間を延長することができる。
４ 第１項及び第２項の規定により保存文書を廃棄し、又は前項の規定により保存期間を延長したときは、公文書目録に廃棄年月日又は延期した保存期間を記録しなければならない。
第46条 廃棄する文書で秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認めるものはその一部又は全部を切断する等適切な処理をしなければならない。
第47条 第45条の規定により廃棄する場合において、総務課長が市史編集資料として必要と認めたものは、別に保存しなければならない。
第48条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は市長が別に定める。
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部課係名 | 記号 |
総務部 | 総務課 | 庶務係 | 庶務 |
| | 職員係 | 職員 |
| | 情報推進係 | 情報 |
| | 法制係 | 法制 |
| | 契約管財係 | 契管 |
市長公室課 | 広報広聴係 | 広報広聴 |
| | 秘書係 | 秘書 |
| | 協働推進係 | 協働 |
| | 防災対策係 | 防災 |
政策調整課 | 企画調整係 | 企画 |
| | 財政係 | 財政 |
庁舎建設推進課 | 推進係 | 庁舎 |
市民部 | 市民生活課 | 戸籍年金係 | 戸籍年金 |
| | 保険係 | 保険 |
| | 生活交通係 | 生活交通 |
| | 環境衛生係 | 環境 |
税務課 | 市民税係 | 市税 |
| | 資産税係 | 資税 |
| | 納税係 | 納税 |
保健福祉部 | 社会福祉課 | 社会福祉係 | 社福 |
| | 子ども保育係 | 子保 |
| | 子育て支援係 | 子育 |
| | 保護係 | 保護 |
| | ひまわり保育園 | ひ保 |
| | さくら保育園 | さ保 |
| | 空知太保育所 | 空保 |
| | 子育て支援センター | 子支 |
介護福祉課 | 介護保険係 | 介護 |
| | 介護認定係 | 介認 |
| | 高齢者支援係 | 高支 |
ふれあいセンター | 管理係 | ふれあい |
| | 保健予防係 | 保健 |
| | 健康増進係 | 健康 |
子ども通園センター | 管理係 | 子通 |
経済部 | 商工労働観光課 | 商工観光係 | 商工 |
| | 企業労政係 | 企業労政 |
農政課 | 農政係 | 農政 |
建設部 | 土木課 | 管理係 | 土管 |
| | 土木係 | 土木 |
| | 維持係 | 維持 |
| | 下水道係 | 下水道 |
| | 都市計画係 | 都市 |
建築住宅課 | 住宅係 | 住宅 |
| | 住生活支援係 | 住支 |
| | 建築係 | 建築 |
| | 建築指導係 | 建指 |
| | 会計課 | 会計係 | 会計 |